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7月底8月初的北京，天氣炎熱，也正值暑期、來京游客高峰期。為了保證本次活動順利進行，在活動開始前，工作組不畏夏日酷暑，提前對本次活動中所涉及的酒店、餐廳、景點、參訪企業進行考察，對活動中涉及到的重要活動如開營儀式、聯歡會、座談會等進行全面統籌協調，有序推進活動落實。

考慮到本次活動人群的特殊性及活動的重要意義，為保證活動順利執行，新會展公司領導高度重視，投入公司各部精銳力量，反復預演行程安排，制定合理緊急預案，多次召開各方溝通總結會議，發現問題及時解決，最終保證活動安全、有序開展。

由于100多個學生來自西藏不同地區，行程安排上需要學生們在拉薩集合后乘火車前往北京。距離遠，歷時長。為保證學生們順利抵達，工作組安排一名工作人員提前前往拉薩，組織召開說明會，告知學生有關北京的注意事項，隨后全程陪同孩子們乘火車抵達北京，返程亦是如此。

因北京與西藏的氣候差異較大，工作組擔心來京學生不適應北京暑期高溫多雨悶熱的天氣，提前為學生們準備了風扇、雨衣等日用品及防暑藥品等，并時刻關注學生身體狀況。100名來自西藏各地區的孩子們在安全、愉快又附有教育意義的活動中結束了本次北京之行。